§ 1 Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für sämtliche Verträge zwischen der THE HEARTS HOTEL GmbH und Unternehmen, Behörden, Verbänden, Vereine sowie sonstigen gewerblichen Auftraggebern über die Durchführung von Tagungen, Meetings, Veranstaltungen, Gruppenbuchungen sowie damit verbundenen Übernachtungs-, Gastronomie- und Eventleistungen.
Abweichende Geschäftsbedingungen des Auftraggebers finden nur Anwendung, wenn diese ausdrücklich schriftlich vereinbart wurden.
§ 2 Vertragsabschluss
Ein Vertrag kommt mit schriftlicher Angebotsannahme durch den Auftraggeber oder einer schriftlichen Buchungsbestätigung durch THE HEARTS HOTEL zustande.
Änderungen oder Ergänzungen bedürfen der Textform.
§ 3 Leistungen und Preise
Der Leistungsumfang ergibt sich ausschließlich aus dem jeweiligen Angebot/Buchungsbestätigung.
Alle Preise verstehen sich zzgl. der jeweils gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer, sofern nicht ausdrücklich anders ausgewiesen.
Nicht enthaltene Leistungen sowie zusätzlich beauftragte Leistungen werden gesondert berechnet.
Öffentliche Abgaben (z. B. Gästebeitrag der Stadt Braunlage) werden separat ausgewiesen.
§ 4 Zahlungsbedingungen
35 % des vereinbarten Auftragsvolumens sind mit Vertragsabschluss fällig.
Weitere 35 % sind spätestens 10 Tage vor Veranstaltungsbeginn zu zahlen.
Der verbleibende Rechnungsbetrag einschließlich aller zusätzlich in Anspruch genommenen Leistungen ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt ohne Abzug fällig.
Bei Zahlungsverzug ist THE HEARTS HOTEL berechtigt, vereinbarte Leistungen bis zum Zahlungsausgleich zurückzuhalten.
§ 5 Teilnehmerzahl und Veranstaltungsdetails
Die endgültige Teilnehmerzahl sowie das endgültige Zimmerkontingent sind spätestens 7 Tage vor Veranstaltungsbeginn schriftlich mitzuteilen.
Diese Angaben bilden die Grundlage für die Durchführung der Veranstaltung und die Abrechnung.
Nachträgliche Reduzierungen unterliegen den vereinbarten Stornierungsbedingungen.
Besondere Anforderungen wie Allergien, Unverträglichkeiten, vegetarische oder vegane Verpflegung sowie sonstige veranstaltungsrelevante Informationen sind spätestens vierzehn Tage vor Veranstaltungsbeginn mitzuteilen.
Kurzfristige Änderungen können organisatorisch nicht garantiert werden und gegebenenfalls Mehrkosten verursachen.
§ 6 Änderungen des Leistungsumfangs
Änderungen des Veranstaltungsablaufs oder einzelner Leistungen nach Vertragsabschluss bedürfen der Abstimmung mit THE HEARTS HOTEL.
Entstehen hierdurch zusätzliche Personal-, Organisations- oder Materialkosten, werden diese gesondert berechnet.
§ 7 Anpassung der Veranstaltungsflächen
Verändert sich das ursprünglich vereinbarte Auftragsvolumen nach Vertragsabschluss erheblich (insbesondere um mehr als 30 %), ist THE HEARTS HOTEL berechtigt, die Veranstaltung in einen für die tatsächliche Gruppengröße und den tatsächlichen Leistungsumfang geeigneteren Veranstaltungsraum zu verlegen.
Voraussetzung ist, dass Ausstattung, Ablauf und Qualität der Veranstaltung dadurch nicht wesentlich beeinträchtigt werden.
Ein Anspruch auf einen bestimmten Veranstaltungsraum besteht nicht. THE HEARTS HOTEL gewährleistet jedoch eine gleichwertige Durchführung der vereinbarten Veranstaltung.
§ 8 Outdoor-Veranstaltungen
Outdoor-Veranstaltungen finden grundsätzlich im Außenbereich statt.
Sollte eine Durchführung aufgrund von Schlechtwetter oder aus Sicherheitsgründen nicht möglich sein, behält sich THE HEARTS HOTEL vor, die Veranstaltung in einen geeigneten Innenbereich zu verlegen.
Ein Anspruch auf Minderung oder Schadensersatz entsteht hierdurch nicht.
§ 9 Technische Ausstattung
Sollte technische Ausstattung aufgrund unvorhersehbarer Defekte kurzfristig nicht verfügbar sein, stellt THE HEARTS HOTEL nach Möglichkeit gleichwertigen Ersatz bereit.
Ein Anspruch auf bestimmte Geräte oder Fabrikate besteht nicht.
§ 10 Rücktritt und Stornierung durch den Auftraggeber
Es gelten die im jeweiligen Angebot vereinbarten Stornierungsbedingungen.
Maßgeblich ist der Zeitpunkt des schriftlichen Zugangs der Stornierung bei THE HEARTS HOTEL.
Eine Reduzierung des Leistungsumfangs gilt stornierungsrechtlich als Teilstornierung.
§ 11 Rücktritt durch THE HEARTS HOTEL
THE HEARTS HOTEL ist berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, wenn
Bereits geleistete Zahlungen werden – soweit keine Gegenansprüche bestehen – vollständig erstattet.
Weitergehende Ansprüche bestehen, soweit gesetzlich zulässig, nicht.
§ 12 Höhere Gewalt auf Kundenseite
Kann die Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt oder anderer vom Auftraggeber nicht zu vertretender Umstände nicht stattfinden, gelten die vereinbarten Stornierungsbedingungen, sofern keine zwingenden gesetzlichen Regelungen entgegenstehen.
§ 13 Haftung des Auftraggebers
Der Auftraggeber haftet für sämtliche Schäden an Gebäuden, Einrichtungen oder Inventar, die durch ihn selbst, seine Mitarbeitenden, Veranstaltungsteilnehmenden, beauftragte Dienstleister oder sonstige Dritte aus seinem Verantwortungsbereich schuldhaft verursacht werden.
Der Auftraggeber übernimmt die Kosten, die seinen Teilnehmern in Rechnung gestellt werden, für den Fall, dass der Teilnehmer diese nach einer angemessenen Frist nicht begleicht.
§14 Eingebrachte Gegenstände
Für eingebrachte Gegenstände, technische Geräte, Dekorationen oder sonstige Materialien übernimmt THE HEARTS HOTEL keine Haftung, sofern der Schaden nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig durch THE HEARTS HOTEL verursacht wurde.
Dekorationen sowie technische Aufbauten bedürfen der vorherigen Abstimmung mit THE HEARTS HOTEL und müssen den geltenden Sicherheits- und Brandschutzvorschriften entsprechen.
Nach Veranstaltungsende sind sämtliche eingebrachten Gegenstände unverzüglich zu entfernen. Erfolgt dies nicht, ist THE HEARTS HOTEL berechtigt, die Entfernung und Lagerung auf Kosten des Auftraggebers vorzunehmen.
§15 Mitbringen von Speisen und Getränken
Das Mitbringen eigener Speisen und Getränke ist grundsätzlich nicht gestattet.
Ausnahmen bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung durch THE HEARTS HOTEL, wobei wir uns vorbehalten ein Korkgeld in angemessener Höhe zu berechnen.
§16 Haftung von THE HEARTS HOTEL
THE HEARTS HOTEL haftet nach den gesetzlichen Vorschriften für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.
Für sonstige Schäden haftet THE HEARTS HOTEL nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sowie bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. In diesen Fällen ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
§17 Schlussbestimmungen
Es gilt ausschließlich deutsches Recht.
Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertragsverhältnis ist – soweit gesetzlich zulässig – der Sitz der THE HEARTS HOTEL GmbH.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt.
Stand: September 2026
